Hóa đơn điện tử là gì? Hóa đơn điện tử có cần chữ ký người mua hàng không?

Dưới sự bất cập trong việc lưu trữ cũng như thống kê dữ liệu thì hóa đơn điện tử chính thức xuất hiện giải quyết các nỗi lo của doanh nghiệp. Nhưng liệu doanh nghiệp khi đăng ký sử dụng đã hiểu rõ hình thức và các yêu cầu về pháp lý của hóa đơn điện tử chưa. Chúng ta cùng tìm hiểu dưới bài viết sau đây!

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử – HĐĐT (Electronic Invoice) hay gọi tắt là e-Invoice là hình thức hóa đơn đại sử dụng trên các nền tảng điện tử đã được ứng dụng phổ biến ở một số quốc gia từ khá lâu.

Theo thông tư 78/2021/TT-BTC: “HĐĐT là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”

Hóa đơn điện tử có cần chữ ký người mua hàng không?

Không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua trên HĐĐT. Bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài.

Trường hợp Hóa đơn người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì HĐĐT có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.

Quy định về hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán

Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức. Trong trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

Một số trường hợp dưới đây không nhất thiết có chữ ký số người bán và người mua:

• Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số người mua (kể cả bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài). Nếu người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua ký chữ ký số. Thì trường hợp này phải có chữ ký điện tử của người mua trên HĐĐT.
• Không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua đối với HĐĐT của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
• Người mua là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế trên hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại.

• Đối với HĐĐT bán xăng đầu cho cá nhân không kinh doanh

Không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.

• Đối với HĐĐT  là tem, vé, thẻ:

Không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là HĐĐT do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức: đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

• Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử

Được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán

Như vậy có thể thấy rằng đối với HĐĐT , người mua hàng hóa, dịch vụ không nhất thiết phải ký số trên hóa đơn, trừ trường hợp hai bên bán và mua có thỏa thuận phải ký.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Nghị định 119/2018/NĐ-CP – Quy định về HĐĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:

“Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là HĐĐT do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”

– Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất và chuỗi ký tự được cơ quan thuế tạo ra dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

– Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là HĐĐT do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế (khoản 3 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP).

Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử là một trong những giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp để tiết kiệm chi phí và thời gian trong các hoạt động về hóa đơn. Để việc sử dụng HĐĐT nhanh chóng, hiệu quả. Doanh nghiệp cần nắm rõ các thủ tục đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế.

Được tạo và cung cấp bởi hệ thống xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế được mã hóa và tạo lập dựa trên thông tin hóa đơn của từng doanh nghiệp, HĐĐT có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được Tổng cục Thuế cấp cho một mã riêng biệt.

Trên một số mẫu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế còn có thêm mã vạch hai chiều QR. Khách hàng nhận HĐĐT có mã của cơ quan thuế có thể sử dụng thiết bị di động thông minh hoặc các thiết bị có khả năng đọc mã vạch để kiểm tra thông tin hóa đơn.

Trường hợp 1:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không phải trả tiền dịch vụ HĐĐT có mã của cơ quan Thuế:

Bước 1: Sử dụng tài khoản đã được cơ quan Thuế cấp khi đăng ký để thực hiện Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Bước 2: Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.

Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.

Bước 3: Gửi hóa đơn đã được cấp mã của cơ quan Thuế cho khách hàng.

Trường hợp 2:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng HĐĐT  có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT .

Bước 1:  Truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Hoặc sử dụng phần mềm HĐĐT của đơn vị để lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Bước 2: Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT để cơ quan thuế cấp mã.

Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.

Bước 3: Gửi hóa đơn đã được cấp mã của cơ quan Thuế cho khách hàng.

Có những loại HĐĐT nào theo quy định?

Hóa đơn điện tử bao gồm:

HĐĐT có mã của cơ quan thuế

Là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế. Tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

HĐĐT không có mã của cơ quan thuế

Là HĐĐT do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

HĐĐT bán hàng dự trữ quốc gia được sử dụng trong trường hợp nào?

HĐĐT bán hàng dự trữ quốc gia được sử dụng khi các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống cơ quan dự trữ nhà nước bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật.

HĐĐT có mã của cơ quan thuế có những ưu điểm gì?

• Điều kiện về hạ tầng CNTT: chỉ cần có máy tính kết nối Internet và sử dụng phần mềm lập hóa đơn.
• Hóa đơn sau khi xuất gửi lên cơ quan thuế để cấp mã nên có tính bảo mật cao, được khách hàng tin tưởng.
• Không phải kiểm soát việc gửi dữ liệu hóa đơn lên thuế do đã gửi khi cấp mã.
• KH khi nhận được hóa đơn có thể vào cổng thông tin của Tổng cục Thuế tra cứu ngay thông tin hóa đơn.

Tham khảo thêm các dịch vụ khác phục vụ cho quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp:

• Chữ ký số VNPT-CA.
• Hợp đồng điện tử VNPT eContract